根據《電子交易條例》

提交電子資訊的一般規格、方式及程序

本文的目的在於說明根據《電子交易條例》（第553章）第11(2)條規定提交電子資訊的規格、方式及程序。

語言

  1. 英文電子紀錄須利用美國信息交換標準碼[American Standard Code for Information Interchange (ASCII)] 進行編碼。該套標準碼是由美國國家標準學會[American National Standards Institute (ANSI)]和國際標準化組織[International Organization for Standardisation (ISO)] 公布，在大多數英文操作系統環境下均通用，例如Macintosh、微軟視窗95/98或Unix。為免生疑問，利用擴充的二- 一十進制交換碼[Extended Binary-Coded Decimal Interchange Code (EBCDIC)] (萬國商業機器(IBM) 主機電腦常用的字符編碼標準) 編製的電子紀錄，將不予接納；
  2. 中文電子紀錄須採用大五碼 (Big-5) 或ISO 10646 標準。大五碼 (微軟視窗95/98(繁體中文版) 所用的編碼標準) 是本港常用的漢字編碼標準，而ISO 10646 (通常稱為Unicode) (用於 Windows NT) 則是支援多語言環境的國際字符編碼標準。為免生疑問，國標碼 (通行的中文簡體字編碼標準) 將不予接納；
  3. 利用大五碼標準編製的電子紀錄，只限採用已編入大五碼標準，或香港特別行政區政府所公布的「 香港增補字符集」的字符。「香港增補字符集」可從香港特別行政區政府的「數碼21 新紀元」網站下載；及
  4. 利用ISO 10646標準編製的電子紀錄，只限採用已編入ISO 10646標準的中日韓文統一表意字符集[Chinese-Japanese-Korean (CJK) Unified Ideographs characters] 的字符。雖然ISO 10646標準包羅許多其他語言的字符 (例如希臘文、俄羅斯文或阿拉伯文的字符)，但電子紀錄只限採用中日韓文統一表意字符集內的字符。

傳送電子紀錄的方式

電子紀錄可利用下列方式提交：

  1. 依照互聯網工程專責組[Internet Engineering Task Force (IETF)] 所公布的簡單郵遞傳送規約[Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)] 及保密/ 多功能互聯網郵遞伸延[Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME)] 標準，及利用容量不多於5MB (百萬字節) 的電子郵件提交。容量多於5MB 的電子郵件將不予接納。

    簡單郵遞傳送規約是為在互聯網上交換電子郵件而制訂的實際標準。大部分用以處理電子郵件的常用軟件方案套裝，如網景通訊家族(Netscape Communicator)、Microsoft Internet Explorer、Microsoft Outlook、Eudora 或其他Unix 電郵軟件等，均符合簡單郵遞傳送規約的標準。

    如非採用數碼簽署，只要符合簡單郵遞傳送規約所訂標準便可予接納。簡單來說，常用的電郵軟件如Netscape Communicator、Microsoft Internet Explorer、Microsoft Outlook、Eudora或其他Unix 電郵軟件等，均可依照簡單郵遞傳送規約，用以傳送電子郵件。如須採用數碼簽署，則必須符合保密/ 多功能互聯網郵遞伸延標準。

  2. 以實物形式使用容量為1.44MB 及採用MS-DOS 格式的3.5吋實物磁碟，以存放容量不多於一張磁碟儲存量的檔案。簡而言之，用於微軟視窗操作系統的軟磁碟可予接納。為免生疑問，利用Macintosh 操作系統製作的軟磁碟，應採用可在微軟視窗環境閱讀的格式；或

  3. 以實物形式使用ISO 9660格式的實物唯讀光碟 (CD-ROM)。簡而言之，通行的唯讀光碟版本 (包括唯讀(Ready-only)、單寫多讀(Write-once-read-many) 及多寫多讀 (Write-many-read-many) 形式的唯讀光碟) 可予接納。

    1. 5.25 吋或8 吋軟磁碟；
    2. 數碼影像光碟(DVD)；
    3. Iomega Zip Disk；
    4. 可編程磁碟(PD)；
    5. 磁光碟(MO)；
    6. 4 毫米數碼線性磁帶(DLT)；
    7. 8 毫米數據磁帶(Data Tape)；
    8. 數據磁帶盒(Data Cartridges) 及磁帶盒(Tape Cartridges)；
    9. 任何形式的隨機接達記憶體(RAM) 卡；或
    10. 任何其他實物儲存媒體。

    為免生疑問，以下實物形式的電子紀錄將不予接納–

檔案格式

文字資料可用電子紀錄形式提交。不過，市面上有許多供不同操作系統使用的文字處理軟件、共用軟件及免費軟件。文本形式的文件雖然可以利用不同種類的文字處理軟件擬備，但提交的文件必須以下列其中一種格式儲存：

  1. 純文字(TXT) – 這種文件格式是利用不同語文編碼方案，把所載的一連串字元及其組成的字詞編成電腦可讀格式。市面上大部分文字處理軟件均容許使用者以純文字格式儲存文件。有一點必須注意，當文件以明純文字格式儲存時，字體大小、粗體、斜體、加底線等特別效果便會消失。

  2. 微軟的豐富文本格式(Rich Text Format) – 這種由微軟公司公布的格式可獲市面上大部分文字處理軟件支援，並可用以提交格式編排保持不變的檔案。儲存時，只須選擇「 另存新檔」 功能及選擇「 Rich Text Format (RTF) 」 作為文件種類。許多並非由微軟公司開發的文字處理軟件，亦容許以RTF 格式儲存文件。為免生疑問，以微軟Word 格式儲存的文件 (文件名稱以.doc 結尾) 將不予接納。

  3. 超文本標示語言格式 (HTML 第3.2 或4 版本) – HTML 是World Wide Web Consortium 所公布的一種文件格式，適用於網頁的內容。市面上許多文字處理軟件均容許使用者以HTML 格式儲存文件。為免生疑問，包含Visual Basic code 程序、Flash、Java 程式scripts 或其他程式編製代碼的文件將不予接納；或

  4. Adobe Portable Document Format (Acrobat 第3 或4 版本) – 由Adobe Systems Incorporated 公布。使用者可利用工具把文本形式的文件轉換為PDF 格式。

圖形檔案格式

電子紀錄內的圖形必須採用下列其中一種圖形檔案格式：

  1. Adobe Systems Incorporated 所公布的Encapsulated PostScript Files (EPSF)；

  2. Adobe Systems Incorporated 所公布的標誌圖形檔案格式[Tag Image File Format (TIFF)]；

  3. 微軟公司所公布的視窗點陣圖[Windows BitMaps (BMP)]；

  4. CompuServe Incorporated 所公布的圖形互換檔案格式[Graphic Interchange File Format (GIF)]；或

  5. 國際標準化組織[International Organization for Standardisation (ISO)] 及國際電信聯盟[International Telecommunication Union (ITU)] 所公布的聯合圖像專家小組規範[Joint Photographic Experts Group (JPEG)]。

就EPSF而言，文件可印於PostScript File內提交。

至於TIFF、BMP、GIF 及JPEG，這些格式獲市面上大部分圖像處理、圖形設計、照片處理及掃描器配件軟件支援。在採用這些格式時，宜遵照下列指引：

  1. 就文本形式的文件而言，可掃描有關文件使成為TIFF格式；

  2. 若接受解像度較低的照片及繪圖，可用JPEG 格式提交有關影像。JPEG 的影像壓縮比率較高，但壓縮後會失真 (不能完美無暇地複製原本影像)。JPEG 檔案所佔空間通常較少，故適合以電子郵件形式傳送及作長期儲存；

  3. 若照片及繪圖需要具有較高的解像度，可用GIF 格式提交有關影像。GIF 的影像壓縮比率屬比率較高一般，而且可保留的資料精確度較JPEG 為高多。GIF 檔案所佔空間通常較多；及

  4. 若某些特別種類的繪圖需要具有極高的解像度和質素，可用BMP 格式提交有關影像。BMP 檔案並不採用壓縮方法，而是以逐位方式顯示影像。不過，BMP 檔案所佔空間可能非常多，故可能難以傳送或儲存。

至於電腦輔助設計繪圖(CAD) ，Autdodesk, Inc. 所公布的開放標準Autodesk Drawing Exchange Format (DXF) 在大部分情況下均可予接納。不過，香港特別行政區政府有部分規劃、地政及工務部門均已安裝特別的內部軟件系統以進行有關工作，因此在指定情況下提交工程圖形或空間數據時，須亦可採用其他檔案格式，例如：

  1. Environmental Systems Research Institute, Inc. 所開發的 Arc/Info Export Format (E00)；

  2. Environmental Systems Research Institute, Inc. 所開發的 Arc/Info Native Format (COV)；

  3. Autodesk, Inc. 所開發的AutoCAD Format；

  4. Intergraph Corporation 所開發的數碼印刷室[Digital Print Room (DPR)]；

  5. Bentley Systems 所開發的MicroStation Drawing (DGN)；及

  6. 美國國家標準學會(ANSI)所公布的初始圖形交換規格[Initial Graphic Exchange Specification (IGES)]。

數碼簽署

在下述情況下，根據法定條文提交的電子紀錄必須附有數碼簽署–

  1. 條文明確規定須作簽署；或

  2. 條文規定所提交的文件須採用特定表格式及必須在該特定表格式上簽署。

只有資訊科技署署長根據《電子交易條例》認可的核證機關發出的認可證書所證明的數碼簽署，才可獲接納。數碼簽署須按照保密/ 多功能互聯網郵遞伸延標準[Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME)]及公開密碼匙加密標準[Public-Key Cryptography Standards (PKCS)]隨附於電子紀錄。市面上現有瀏覽器的大部分升級版都可以支援利用公開密碼匙加密。

就包括多個電子檔案及必須加以簽署的電子紀錄而言，每一個別檔案須分開加以數碼簽署。

其他

提交的電子紀錄內不得載有電腦指令示。這項預防措施是為避免提交的電子紀錄載有電腦指令示，如電腦病毒、宏巨集指令及簡短程式稿件 (每次開啟電子檔案時都產生不同數值) 或字段 (數值可能視乎開啟電子紀錄的時間而變動)。